科技频道在家办公第一天:有员工用游戏直播间开会,有老板开会议

科技频道 2020-02-1856未知admin

  撰文/ 周平

  编辑/ 赵艳秋

  2月3日,恐怕是钉钉和企业微信的“双十一”。春节返工首日,钉钉和企业微信的线上会议功能被挤崩溃了,好在持续的时间并不长。

  在新冠还在持续的当下,远程办公成了企业开工的绝大多数选择。然而,企业老板们的内心是忐忑的,员工不在眼皮底下,效率怎么保障?员工在Happy的同时也有不甘,为什么要我一天打卡三次还要写日报?在开工首日,大规模的远程办公使得在线办公软件状况百出,也让不少习惯了办公室办公的互联网人无所适从,有的企业寻找更多的替代方案,有的企业干脆在YY直播间开上了工作会议。

  眼下,大多数人没能到达工作地,但无法人们进入工作状态的热情,无法对步入正轨的。

  讲述人:付付 职位:产品运营

  都崩了,我们居然在YY直播间开了会

  我在一家互联网做产品运营,之前一直用企业微信。今天上午10点,我们部门准备开第一次电话会议,但是企业微信出了点问题。当发起人发起会议之后,人收不到消息。当时就有人怀疑,是不是开工第一天,大家开会都比较多,所以比较挤?试了10多分钟,还是不行。

  我们决定不在这个软件上继续纠结了,切换到Zoom等会议软件,发现也不行。后来尝试微信,发现聊天不能超过9个人,而我们小团队有10多个人。

  这时候有一个男同事提出来,可以试试YY直播。这个同事以前经常打游戏,他说YY可以多人在线,也挺稳定的。大家一想也是,YY在这个时间点应该会相对冷门,可以一试。记得我在大学那会儿,有时线上开会,大家也用YY直播。只不过现在直播在APP里埋得比较深,不太好找。

  一名同事建好了直播间,我们搜索后直接进入间,开始电话会议,还挺顺利的。大家轮流汇报工作计划,然后领导传达和同步部门的情况,之后就是分头干活,挺简单的。一个朋友听说了我们在直播间开会,觉得大家很有创意。我觉得会议还挺好的,如果视频会议,可能有点不大习惯,个人会觉得有点奇怪,虽然线下天天见面。

  由于之前就通知2月3到7是远程办公,我们对此都有一定的心理准备。之前在办公室,部门每周开两到三次汇报会,不过从今天开始,领导要求我们每天早上9点开电话会,相当于要每天汇报一次工作进展。这也正常,毕竟大家见不着面。我一个朋友,他们还要求每天写日报。

  互联网其实比较适应远程办公。平时大家也习惯了线上开会,其实很多工作只要写好文档,然后大家沟通一下,没有问题就可以过了。明天早上的例会,我们应该还是会优先用企业微信吧,不行再换软件挨个试。

  讲述人:夏白琪 职位:互联网市场

  一天打卡三次,还要对着电脑拍张照

  早上九点,我还没有起床就被床头的给吵醒了,起初还以为是闹钟,后来才想起来是在线会议。放了这么长的假期,一时半会都没有适应过来。本来我的机票都买好了,但受到新冠的影响,不得不留在农村家中办公。

  我接入的时候,已经有十几位同事接入到了系统,我也没去洗漱,直接躺在床上开在线会议,因为都是,也不会有人注意到你的形象。

  但前20分钟几乎是在等待和忙乱中度过,通知开会的人比较多,大概50人,领导一直在确认还有谁没有接入,而很多同事在微信群里反馈,企业微信的会议室功能连接不上,系直提示“请求超时”,“进入会议失败,请稍后重试”,没想到大家用在线会议的需求会这么旺盛。

  为了不影响工作进程,避免服务器宕机引起的连接失败,领导后来要求腾讯会议和钉钉会议上分别进行,尽量错开高峰使用时间,而小组会议则使用微信交流(最高支持9人同时在线)。

  虽然在家办公,但也上班时间是从早上9点到晚上8点,和正常时期的上班时间一样。领导主要布置未来几日的工作规划和打卡规则,要求每人每天除了一次健康打卡,还需要早中晚三次打卡,打卡除了需要上传定位,还需要对着电脑拍一张照片,以表示还在工作状态,而当晚工作结束后需要写一份工作日志。

  领导布置了这个月的任务,分了几个大块儿,然后具体落实到哪几个人头上,再分别开小会。我个人觉得线上工作的好处是会留下痕迹,任务分到个人,你推不掉的,每天结束了要一对一汇报。但线下很多人说完就忘了,而且开会时间更长,反而效率更低。正常上班时期,我每天会被三四个会议包围,而这些会议经常形不成文字要求,而且线下工作经常被很多琐事打扰,受影响大。

  因为是开工第一天的晨会,参加的人数会多一些,平时我们大部分都是10人左右的小型会议。事实上,开大会的意义也不是很大,无非就是听领导讲话,但开会的目的是沟通,如果只是听领导讲话,直接让行政发通知就好了。

  但我不太喜欢开视频会议,老板们为了监督员工是否在认真听会,会要求打开视频。但对着视频让我很不自然。因为通常手机需要放得很近,让我的脸显得很大,而且在线会议又没有美颜功能,另外如果没有洗头或者化妆,整个人的状态会受到影响,用反而状态会松弛一些。

  我也听到有些人因为家里没有工作,无法心投入到工作中,甚至在家偷懒的情况,所以老板会有焦虑,大家不能正常来,会觉得员工的工作效率不高。但我觉得,在家办公其实更多是一个心理调节的问题,老板无法时刻监督员工在做些什么。无论是在家还是在,不可能期望员工在8小时里都100%投入工作。

  讲述人:庄可为 职位:物联网CTO

  “可能你蓬头垢面的,不好意思见人”

  今天节后第一天上班,有很多会要开,现在开完了三个。第一个会实际上是每周一的例会,这是我们第一次开远程例会,大家都没什么经验。我能感受到老板的焦虑,临开会前,他要求开视频会议,觉得二三十人的会,看不见大家,不知道每个人是不是在听,他心里不踏实。

  第一个会用的是全时会议系统,因为有些部门以前用过。但大家了半天,因为这个系统视频会议是个单独的弹窗不那么直接,分享PPT也需要权限,会议主持人又不太会操作,开头大家都在。大家基本都没有回到广州,都在各自的家乡。会上有人说自己电脑都没带回家,只能用手机办公。老板说,那哪行啊,要赶紧想办法找。有人提议华为有云电脑。最后,老板还远程办公这些天要每天开会,感觉也是为了敦促大家在家别太懒散。

  第二个会是我们自己小团队的,我们换成了瞩目。但一个团队说不习惯视频会议,说视频会议会影响他的效率。我理解可能平时见面没事,但是从视频上被看见了,对很多人来说是不习惯的。一些人也有隐私意识,你一开视频,每个人都能看到家里的样子,可能还有孩子在旁边跑来跑去,他不愿意。最后他就是不开视频,我也没办法,我只能给自己找个台阶,说“可能你蓬头垢面的,不好意思见人”。

  第三个会议,我们有个进来的同事,一看就是拿着手机躺床上的,他自己可能也没有准备,被同事一提醒,马上说不好意思,把视频给关了。他平常在办公室是特别注重仪表的那种。

  很多人还不太适应视频会议,但是不开视频,老板或者负责人又不清楚大家的状态,这是个矛盾。

  远程办公我们以前偶尔也用,但这次大家集体用,可能对协作系统的需求会比较高。比如说今天我们用全时,大家需要讨论都打开麦克风时,发现这个软件没有做好背景音的处理,科技频道敲键盘的声音等等挺糟杂的。更重要的是,它不能分享PPT和文档,需要会议主持人发权限。但它可能更符合中国人的管理方式。如果远程办公需求起来的,协作系统肯定会有一战和优胜劣汰。

  接下去我们要用项目管理系统,以前分配完活,见面跟你说句就行。现在在家里你做没做就要项目进度软件。昨天晚上一个同行给我打电话,还讨论了远程团队管理这个事,他推荐我用企业微信上的一个项目管理软件。

  远程培训的需求也来了。以前我们销售没事就跑到客户那,看看有没有单子,现在你想去人家都不让你去。我们提出了新要求,第一你要用微信、电话每天跟客户联系不能停。第二你在家里要安排远程课。企业都在想办法给员工发工资,哪怕是基本工资,员工的工作和培训肯定不能懈怠。

  讲述人:张菲 职位:著名外企研发

  “早上我开始远程办公,并没有人监督”

  外企对远程办公都不陌生,我们有大量岗位在招聘时就标明是远程办公,我团队里就有一个同事在西班牙。今天上午9点半,我自己就开始了远程办公,并没有人监督。

  而且还会定期组织活动,在视频中展示同事在家办公的。我们看到,有些外国同事的书相当豪华,里面有两三个显示屏,几台机器一起工作,他可以随时从一个任务切换到另一个任务。当然国外空间比较大,大家有单独的工作间,家人之间彼此尊重,也不会随意打扰,比如进书会提前打招呼。大家并不介意互相展示办公,就像有人穿了好看的衣服,要跟别人show一下一样。不用背景虚化功能。总裁定期回答员工的问题,也是通过视频会议,每次至少300多人同时在线。

  对我们研发而言,远程办公功能排在第一位的是视频会议,其次是桌面共享,比如你做的东西、代码要展示给别人时就要用到。关键是看稳定性。上午看到因为用户激增,钉钉、企业微信都出了问题。这也正常,之前国内没有几家习惯远程办公,这方面需求不多,顶多就是打卡、发图片一些基础功能,所以遇到大规模协作办公就会出现问题。我们用的比较多的办公协同软件有 Zoom、Google、Slack等。

  说实话,我不太看好远程办公在国内的推广。国内一切都很着急。很多管理者甚至还不知道什么是远程办公,不知道如何去做管理。最基本的,远程办公需要相应的配套软件工具,要有共享文档,能够分享彼此的工作进展。现在很多并没有形成这样的氛围和习惯。至于管理者,他自己处于焦虑的心态,拿不准工作量分配是否合适,所以会不停地催促下面的人,恨不得每半小时就问一次进展。其实这样的沟通把时间都浪费掉了,有时一两个小时就耗进去了。

  还有一类,你要是申请在家办公,他就认为你啥也没干。这方面,外企与国内企业管理还是有很大不同。外企的讲究团队合作,同事关系相对扁平化,对员工也充分信任,支持大家远程办公。员工忙完核定的工作,科技频道可以利用剩余时间学习内部的产品技术,提升自己,或者去帮助同事。

  国内民营企业则不同。进入甲骨文以前,我有七年时间在民营企业做。民企的领导对下属是不信任的,所以员工不能远程办公,领导也不希望看到员工“闲着”。

  外企本身制定的工作量是有衡量标准和计划的,这点不同于国内企业。如果有员工闲着,老板可能就会琢磨:他的工作量是不是饱和?但是每个人的能力和工作习惯不同。比如有的人,可能早上七点赶到,坐到那儿就开始忙,到下午3点就干完了;但有的人,上午到岗后摸鱼,晚上干到十二点,也完成相同的工作量。但在老板眼中,肯定是后者更为努力。我想,这就是为什么国内互联网企业会高喊996的原因。

  如果员工自律,其实远程办公更有效率,因为每天节省下来的两三个小时的通勤时间,都可以用在工作和学习上了。你说呢?

  讲述人:圆

  “大家都担心远程的效率,我们想了两招”

  开工第一天,在市场部的主管小会上,大家都担心远程的效率。我们想了两招:一个是视频会,另外一个是日报。

  我给自己团队定的流程是:早9点一个视频会,晚6点再开一个总结会。说实话,不坐在一起、当面工作,其实还是会比较担心工作进度,也不知道大家状态怎么样。9点或6点不重要,关键就是早上会有一个规划,晚上会有一个总结。原来线下办公时,我们可以上午11点才到。今天在流程中还增加了写日报,以前连周报都不用写。

  上午我梳理了部门这个月的工作计划,然后分解到周。今天下午,我们市场部就用视频会议进行了第一次沟通。例会上,有一个同事说:我就不开视频了,因为没有洗头。大家都表示理解,人都是视频状态。之前我们一直用小鱼易连或者Zoom,但上午一个技术同事提醒,小鱼暂时也不能正常运行了,可能跟免费带来的访问激增有关,虽然我们用的是付费版。不过下午开例会的时候,服务恢复了。

  在全国有19个城市均有员工办公,所以大家远程办公的经验还是挺丰富的,办公协同软件也有一大堆。当然,我感觉这里也有一个问题,就是缺乏一个统台,比如文档协同会用石墨,视频会议会用小鱼,文件共享我们会用自己研发的产品Anybox,总体来说比较分散。

  还比较顺利。只有我们的设计师遇到了麻烦,虽然她自己有笔记本电脑,但做设计必须用专业的MAC电脑,她可能还要跑一趟,把电脑搬回家。还有同事被困在老家,比如的一个同事,她说市内公交都停运,到的跨城公交也刚刚开通,没办法按时赶回。等她回京后,还要自行隔离14天。

  我们应该至少要在家办公两周。不鼓励大家近期去办公室,毕竟身体健康才是第一位的。

  讲述人:李菲 职位:著名外企经理

  我们从不要求开会“必须到”

  我是个重度远程办公用户,因为在家办公、出门办公、出差办公是我们的家常便饭。平时也有“Work from home”这个选择,就是如果有紧急情况、限行等状况,就可以选择在家工作,只要提前跟主管打好招呼就可以了。

  我今天开了5个会,每个会大概一小时。我们从来不要求开会“必须到”。因为是全球性,科技频道有时跟总部开会,大家会有时差,可能也没有办法在办公室。赶上有人在回家的上,他也会提前讲,“对不起,我现在用车里的音箱给你们call,可能效果会不好”。所以,我们一个会议可能有1/3或者一半人是远程参与的。

  因为远程会议比较多,用的会议工具Teams也会有弹性的选择。比如,可以看到你和身后的背景;或者你在家不希望大家看到卧室或者身边放了一些衣服,也可以把背景模糊掉;你也可以选择。

  我觉得开会的效率不在于远不远程,而在于大家是不是对这个会有清晰的认知,会前会中和会后的准备和落实。比如每次会议的议题是什么、由谁发言、大家讨论出来的解决方案、会议纪要能不能保质保量地按时发给大家,让每个人能清楚接下来要为这个项目做什么,去和谁配合。

  我待过的几家外企都不要求员工下午6:00以后还在办公室加班,如果这个事情拿回家一样完成,最后通过发邮件或对方团队需要的方式分享出来,在哪加班都是一样的。同理,如果我做不完这个事情,我也不觉得我就可以心安理得去睡觉了。所以,这其实是我去管理自己的时间,管理自己的项目,跟团队去沟通协同进程,自己合理来安排的事情。

  我们基本上用的都是微软家的产品,Office365和Teams这两个用的是最多的。Teams可以电话会议、可以投屏,实时去编辑、共享一个文件,还可以存文件。我也会用到微信,通常是直接说一个事,或者去敲几个字,它是一个轻量级的工作工具。

  而我们能合力安排自己的事情,也取决于和团队有清晰的计划。我确实没有在初创企业呆过,跨国都是头一年做下一年的计划。的决策靠制度,比如产品层面图;市场层面有售卖节点。在这些梗概之外,肯定会有一些突发事件,比方说这次,大家就要看一下手上的资源,重新排列优先级了。此外,我们沟通也很多,比如,每周会跟直线,每个月也跟亚太区有一次这样的沟通。我们确保哪些事情是的重中之重,而不是从个人角度出发。

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